Нормативные документы, регламентирующие порядок приемки, размещения на хранение и отпуск продукции:
- Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству.
- Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству.
- Товарная книга.
- Заказ-заявка.
- Договор поставки.
- Журнал регистрации заказов покупателей.
- Карточка неудовлетворенного спроса.
- Сводный отборочный лист на комплексную отборку.
- Счет-фактура.
- Упаковочный ярлык.
- Журнал передачи продукции со склада в экспедицию.
- Журнал учета продукции и счетов-фактур, принимаемых в экспедицию со складов и отправляемых покупателям.
- Товарно-транспортная накладная.
- Пропуск на въезд (выезд) на (с) территорию предприятия.
- Заявка на автотранспортные перевозки.
- Журнал учета использования автомобильных транспортных средств.
- Карточка учета инвентарной тары.
- Книга регистрации документов, сданных лицом, осуществляющим
централизованную доставку и завоз продукции.
- Карточка учета исполнения договоров поставки.
- Книга оперативного учета поставки продукции покупателям.
Счета являются приложениями к договорам, заключенным на поставку продукции заказчикам. Содержат номенклатуру продукции, планируемую к
продаже, ее количество, стоимость и срок поставки.
Инвентаризационный ярлык применяется для учета фактического наличия продукции на складе в период проведения инвентаризации в
тех случаях, когда инвентаризационная комиссия не имеет возможности сразу подсчитать продукцию и записать данные о ней в инвентаризационную опись.
Сличительные ведомости составляются по видам продукции, при инвентаризации которых были выявлены отклонения от учетных данных. В
сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т.е. расхождения между данными учета и данными инвентаризационных описей (фактическим наличием продукции).
Накладные от внешних поставщиков являются основанием для оприходования продукции на складе, т.е. основой для создания приходных накладных.
Приходная накладная предназначена для учета поступающей на склад продукции.
В случае получения продукции ненадлежащего качества изготовителю направляется уведомление о вызове.
В уведомлении о вызове, направляемом изготовителю (отправителю), указывается:
- наименование продукции, дата и номер счета-фактуры или номер транспортного документа, если к моменту вызова счет не получен;
- основные недостатки, обнаруженные в продукции;
- время, на которое назначена приемка продукции по качеству или комплектности (в пределах установленного для приемки срока);
- количество продукции ненадлежащего качества или некомплектной продукции.
Унифицированные формы первичной документации по учету продукции включают:
Доверенность:
- применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении продукции, отпускаемой поставщиком по наряду (счету, договору, заказу, соглашению);
- служит основанием для получения продукции на складе поставщика, железнодорожной станции, пристани, в аэропорту и подтверждает право данного лица на получение продукции.
Реквизиты доверенности:
- номер и дата выдачи;
- срок действия (определяется возможностями получения и вывоза продукции);
- наименования и адреса плательщика и получателя (получателя доверенности);
- банковские реквизиты плательщика;
- наименование поставщика;
- должность, фамилия, имя, отчество, сведения о паспорте лица, на имя которого выдается доверенность;
- номер и дата документа, являющегося основанием для отпуска продукции.
Причины, по которым доверенность считается недействительной:
- доверенность выдана с нарушением порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами;
- доверенность имеет поправки и помарки;
- не предъявлен паспорт, данные которого указаны в доверенности;
- окончился срок действия доверенности;
- поступило сообщение получателя об аннулировании данной доверенности.